אירוע חברה מוצלח לא קורה במקרה. הוא דורש תכנון, תשומת לב לפרטים, והכי חשוב – את הציוד הנכון. כי בין אם מדובר ביום כיף לעובדים, כנס מקצועי, השקת מוצר או מסיבת סוף שנה – האוהל, הריהוט, התאורה וההגברה הם מה שהופך שטח ריק לאירוע שעושה רושם.
במדריך הזה נראה בדיוק מה צריך כדי להפוך אירוע חברה מ"עוד אירוע" לחוויה שהעובדים והלקוחות ידברו עליה עוד שבועות.
אולם מגביל אתכם ל-X אנשים. עם אוהל? מגדילים, מקטינים, משלבים – הכל אפשרי. 30 עובדים או 500? אין בעיה.
באולם אתם מוגבלים לעיצוב הקיים. אוהל לאירוע חברה הוא דף חלק – צבעי החברה, לוגו, באנרים, מסכים – הכל בשליטתכם.
עוד אולם אירועים? משעמם. אירוע בחצר המשרד, על הגג, בחורשה? זה מה שנשאר בזיכרון. אווירת חוץ + ציוד מקצועי = חוויה.
אירוע בחוץ עם אוהל עולה 30%-50% פחות מאולם אירועים. התקציב שחסכתם? השקיעו אותו בקייטרינג טוב יותר, DJ, או בפעילות מגבשת.
לכל סוג אירוע יש דרישות שונות. הנה מה שצריך לדעת:
אירוע לא פורמלי, בדרך כלל 30-100 עובדים. דגש על נוחות ואווירה קלילה.
• אוהל לייקרה או PVC פתוח – אווירת חוץ
• שולחנות ארוכים לאכילה משותפת
• הגברה קלה – רמקול נייד מספיק
• פינות ישיבה – ספות, כורסאות, פופים
• מאווררים (בקיץ)
אירוע מקצועי, 50-300 משתתפים. דגש על הגברה, ישיבה מסודרת ונראות.
• אוהל PVC סגור עם דפנות – לאקוסטיקה ומיזוג
• כיסאות מרופדים בשורות (סגנון תיאטרון) או ליד שולחנות
• במה עם פודיום
• מערכת הגברה מקצועית + מיקרופונים
• מסך / פרויקטור למצגות
• מיזוג אוויר – חובה!
האירוע הכי "ברנדינגי". כל פרט צריך לשקף את המותג. 50-200 אורחים.
• אוהל שקוף או PVC לבן – מראה יוקרתי
• ריצוף מלא + שטיח ממותג
• תאורה דרמטית – אפ-לייטים בצבעי המותג
• באנרים ורולאפים
• במה מוארת לחשיפת המוצר
• פינות צילום ממותגות
האירוע הכי כיפי. 50-500 עובדים. מוזיקה, אוכל, שתייה ובילוי.
• אוהל PVC גדול עם רחבת ריקודים
• ריצוף פרקט לריקודים
• הגברה מלאה + DJ
• תאורת אווירה – גרלנדות, LED, אפ-לייט
• בר קוקטיילים תחת פגודה
• כיסאות ושולחנות עגולים לאכילה
שלבו אוהל מרכזי לאכילה + פגודות קטנות לתחנות פעילות. יוצר מתחם מגוון ומעניין.
האוהל הוא ה"אולם" שלכם. הנה מה שמתאים לאירועי חברה:
מתאים לכל סוג אירוע עסקי. יתרון עיקרי: הגנה מלאה ממזג אוויר, אפשרות למיזוג, ואקוסטיקה סבירה. הגודל הנפוץ לאירועי חברה: 6×8 עד 12×20 מטר.
מרשים מאוד בהשקות ואירועי לקוחות. יוצר תחושת פתיחות ויוקרה. מחיר גבוה יותר אבל האפקט שווה – במיוחד באירועי ערב.
אוהל PVC ראשי + פגודות לתחנות + לייקרה לאזור קבלת פנים. יוצר מתחם אירוע חברה מקצועי ומפתיע.
כאן ההבדל בין אירוע "סתם" לאירוע שעובדים ולקוחות זוכרים. מיתוג אירוע חברה מתחיל מהרגע שמגיעים:
פגודה בכניסה עם לוגו החברה, שטיח בצבעי המותג, רולאפ עם מסר ברוכים הבאים. הרושם הראשון הוא הכל.
אפ-לייטים בצבעי החברה על עמודי האוהל. עולה מעט אבל האפקט אדיר – הכל נצבע בצבעים שלכם.
באנרים גדולים על דפנות האוהל, טייבלטנטים על כל שולחן, ומסך עם לוגו מסתובב. הלוגו שלכם צריך להיות נוכח בכל זווית.
• מיפוי (mapping) – הקרנת לוגו או אנימציה על האוהל עצמו
• שטיח ממותג – עם לוגו על הכניסה
• מסכי LED – להקרנת תוכן, סרטונים ומסרים
• פינת צילום ממותגת – רקע עם חזרה על הלוגו
• אלמנטים תלת ממדיים – לוגו מואר, אותיות ענק
שלחו לספק האוהלים את צבעי המותג (hex codes) ואת הלוגו מראש. ספק מקצועי יתאים את התאורה ואת השילוט בדיוק לצבעים שלכם.
אחרי שבחרתם אוהל, הגיע הזמן לדבר על הציוד לאירוע חברה. זה ההבדל בין "ישבנו באוהל" ל"וואו, איזה אירוע".
• כיסאות מרופדים – חובה באירוע עסקי. פלסטיק = לא מקצועי
• שולחנות עגולים – לארוחות ישיבה (10 אנשים לשולחן)
• שולחנות קוקטייל – עגולים גבוהים לאזורי עמידה
• פינות VIP – ספות וכורסאות להנהלה או ללקוחות
• שולחן מלכותי – להנהלה, לנואמים או לשולחן כבוד
אולי הפריט הכי קריטי באירוע מקצועי. בלי הגברה טובה – אף אחד לא שומע את המנכ"ל.
• מערכת PA מקצועית – רמקולים שמכסים את כל האוהל
• מיקרופון אלחוטי – לנאומים ומצגות
• מיקרופון דש – לנואם שמסתובב על הבמה
• מיקסר – לשילוב מוזיקת רקע + הגברה + מצגת
• חיבור למחשב/מסך – למצגות ווידאו
בדקו הגברה לפני האירוע! סאונד צ'ק של 15 דקות חוסך מצבים מביכים. ודאו שהרמקולים מכסים את כל האוהל – גם בשורה האחרונה.
• תאורה כללית – LED לבן חזק לכנסים וימי עיון
• תאורת אווירה – גרלנדות ו-LED חם למסיבות ויום כיף
• אפ-לייטים – צבעים על עמודי האוהל. חובה למיתוג
• ספוטים – על הבמה, שולחן הכבוד ואזור המוצר
• Follow spot – לאירועי השקה עם חשיפה דרמטית
אוהל מלא אנשים = חם. מיזוג הוא לא אופציה – הוא חובה באירוע עסקי. אף CEO לא ישב בחליפה בחום של 35 מעלות.
• אוהל עד 50 מ״ר: מזגן נייד אחד
• אוהל 50-100 מ״ר: 2 מזגנים
• אוהל מעל 100 מ״ר: 3+ מזגנים או מערכת מרכזית
הפריסה של האירוע משפיעה על הזרימה, האווירה והחוויה. הנה שלוש פריסות נפוצות:
כיסאות בשורות מול במה. מתאים להרצאות, מצגות, ימי עיון. ודאו מעברים רחבים ושקע חשמל ליד הבמה.
שולחנות עגולים עם 8-10 כיסאות כל אחד. שולחן כבוד בחזית. מתאים לערבי גאלה, מסיבות ואירועי אוכל.
שולחנות קוקטייל גבוהים לעמידה + פינות ישיבה + בר + רחבת ריקודים. מתאים להשקות, שמחות ואירועי נטוורקינג.
חשבו על "זרימה". מהכניסה → קבלת פנים / בר → אזור ישיבה ראשי → במה / הגברה → שירותים. אורח צריך להבין אינטואיטיבית לאן ללכת.
הנה הערכת עלויות אוהל וציוד לאירוע חברה (ללא קייטרינג ובידור):
אנחנו מציעים חבילות מיוחדות לחברות שכוללות הכל – אוהל, ריהוט, תאורה, הגברה ומיזוג. החיסכון: 25%-40%. מתאים למחלקות רכש שצריכות חשבונית אחת מסודרת.
במה (₪400-800), ריצוף (₪40 למ"ר), גנרטור (₪500-1,200), פגודות (₪500 ליחידה), מסך/פרויקטור (₪300-600).
המנכ"ל נואם ואף אחד לא שומע. מביך. השקיעו במערכת הגברה מקצועית ועשו בדיקת סאונד לפני.
אוהל עם 100 אנשים בחליפות ביולי? בלי מזגן, האירוע נגמר אחרי 20 דקות. אל תחסכו כאן.
אוהל לאירוע חברה צריך להיות מוכן שעות לפני שהאורחים מגיעים. הציוד מגיע, אחריו הקייטרינג, אחריו העיצוב. תכננו לפחות 4-6 שעות הקמה.
50-250 אנשים = 30-150 מכוניות. ודאו שיש מספיק חנייה. אם לא – דאגו להסעות, שילוט חנייה, או חנייה חלופית עם שאטלים.
אם אין שירותים קבועים בקרבת מקום – הזמינו שירותים ניידים. חובה. אין על מה לדבר.
ספק אוהלים שלא יודע שיש במה, מסך ו-3 מזגנים – יביא חשמל לא מספיק. שלחו בריף מפורט עם כל הדרישות לפחות שבוע מראש.
הדפיסו את הרשימה הזו ועברו עליה:
☐ נקבע תאריך ומיקום
☐ ספירת משתתפים סופית
☐ נבחר סוג אוהל וגודל
☐ הוזמן ריהוט – כיסאות + שולחנות
☐ הוזמנה תאורה (כללית + אווירה)
☐ הוזמנה מערכת הגברה + מיקרופונים
☐ הוזמן מיזוג / חימום לפי עונה
☐ הוזמן ריצוף (לפחות רחבת ריקודים)
☐ נבדק מצב חשמל / הוזמן גנרטור
☐ הוזמנה במה (אם צריך)
☐ הוכנו באנרים, רולאפים, שילוט
☐ נבדקה חנייה לאורחים
☐ נבדקו שירותים (קבועים / ניידים)
☐ תיאום סופי עם ספק – שעות, גישה, חשמל
☐ סאונד צ'ק + תאורה נבדקו לפני האירוע
☐ תוכנית B למקרה גשם (דפנות, גיבוי)
אירוע חברה מוצלח הוא שילוב של מקום, ציוד ותשומת לב לפרטים. עם האוהל הנכון, הגברה מקצועית, תאורה שמתאימה למותג ומיזוג שמחזיק את כולם בנוחות – יש לכם אירוע שעושה רושם.
המפתח? תכננו מוקדם, תקשרו טוב עם הספקים, ואל תחסכו על שלושה דברים: הגברה, מיזוג וכיסאות.
באוהלי דוד אנחנו מתמחים באירועים עסקיים – מימי גיבוש קטנים ועד כנסים של 500 איש. ייעוץ חינם, סיור במיקום, חשבונית מסודרת. צרו קשר או חייגו 052-896-5693.
תגיות:
